Proces, który wciąż obsługują Państwo ręcznie.

Koszty generuje proces, którego nikt nie zautomatyzował: wycena, zamówienie, realizacja.

Ten proces opiera się na informacjach rozproszonych po folderach z katalogami, wiadomościach głosowych od dostawców, plikach PDF ze specyfikacjami i w czyjejś pamięci. Średniej wielkości zakłady nadal ręcznie obsługują wycenę i realizację zamówień. Trudno dostępne części i te z długim terminem dostawy kupuje się dwa razy albo wcale. Zestawienia BOM nie zgadzają się ze zleceniami produkcyjnymi. Osoby, które powinny zajmować się zakupami, tracą czas na szukanie informacji i ponaglanie innych.

To nie jest problem systemu ERP. Działamy zarówno z ERP, jak i bez niego. Chodzi o automatyzację procesu, który już u Państwa funkcjonuje: prowadzenia katalogu, kontaktów z dostawcami, składania kolejnego ZAMÓWIENIA ZAKUPU, analizy BOM i zleceń produkcyjnych oraz tworzenia planu produkcji, który sprawdza się w praktyce.

Jeśli proces nie działa na bieżąco, realizacja zamówień zawodzi.

Tak naprawdę wygląda zamawianie w większości średniej wielkości zakładów: ktoś otwiera arkusz z zeszłego tygodnia. Zgaduje, co jest w magazynie. Wysyła e-mail do dostawcy lub zakładu partnerskiego w sprawie sterownika z długim terminem dostawy, niestandardowej obudowy czy substancji chemicznej, którą wytwarza już tylko jeden zakład. Dwa dni później dział zakupów składa ZAMÓWIENIE ZAKUPU na części, które zostały już przydzielone do innego zlecenia.

Wszyscy wiedzą, że to absurd. Nikt nic z tym nie robi.

Dlaczego? Bo wiedza tkwi w głowach ludzi, a nie w systemie. Zwrot z inwestycji w automatyzację tego procesu wydaje się mniejszy niż w przypadku nowej linii produkcyjnej. Pieniądze idą więc na linię. Katalog nadal tkwi w folderze. Nikt nie dzwoni do dostawcy. Realizacja zlecenia się opóźnia.

Pieniądze są zamrożone w niewłaściwych zapasach, a trudno dostępna część wciąż nie została zamówiona.

No one owns the number, so no one owns the next PO.

Ręczna obsługa procesu pozwala też wiarygodnie uchylać się od odpowiedzialności. Gdy katalog, specyfikacja i stan magazynowy się nie zgadzają, człowiek potrafi się dostosować. Kieruje się własnym osądem. Tworzy spójne wyjaśnienie. Proces zakupowy działający na bieżąco ujawnia dublujące się zakupy, zaniedbane kontakty z dostawcami i braki magazynowe, które ludzie dziś tuszują.

Modele już istnieją. Nie mogą zamówić czegoś, czego nie widzą. Prezentacje strategiczne nie złożą ZAMÓWIENIA ZAKUPU na część z długim terminem dostawy.

„AI poznaje się przede wszystkim w praktyce. Samo rozważanie nie wystarczy. Płacenie konsultantom za pomoc w rozważaniach nad wdrożeniem to po prostu palenie pieniędzy”.

Shyam Sankar, CTO, Palantir

Branża konsultingowa od lat sprzedaje producentom „strategię AI”. Niekończące się analizy. Plany prowadzące donikąd. Pilotaże, które nigdy nie osiągają większej skali. Nic z tego nie daje odpowiedzi, czy w tym tygodniu ponownie zamówić trudno dostępny sterownik.

Nie da się wyceniać ani zamawiać na podstawie katalogu schowanego w folderze. Nie da się zdecydować, co kupić, gdy specyfikacja jest w pliku PDF, a odpowiedź dostawcy — w wiadomości głosowej z wtorku.

To warstwa procesowa daje przewagę trudną do skopiowania. Nie modele.

Średniej wielkości producenci utknęli pomiędzy tymi skrajnościami.

Zmagają się ze złożonością typową dla dużych firm, dysponując budżetami małych przedsiębiorstw. Wiele linii produkcyjnych, wiele produktów, klienci czekający dwanaście tygodni na część i proces wyceny oraz realizacji zamówień — zbyt złożony, by polegać wyłącznie na niepisanej wiedzy pracowników, ale o zbyt małej skali, by uzasadnić ERP za 20 mln dolarów.

Firmy te poświęcają 40 godzin tygodniowo na ponaglanie dostawców i uzgadnianie BOM-ów. Odkrywają brak trudno dostępnej części dopiero wtedy, gdy już zobowiązały się zrealizować zlecenie. Zamawiają to samo dwa razy, bo nikt nie widzi, co zostało już przydzielone.

To właśnie tu zawodzą wycena i realizacja zamówień.

„Powolność to fikcja”.

Nat Friedman

Wieloletnie programy wdrożenia ERP zawodzą. Zanim dobiegną końca, część o długim terminie dostawy zdąży już opóźnić trzy zlecenia. Osoba, która stała za wdrożeniem, zdąży odejść z firmy. Model zwrotu z inwestycji przestanie być aktualny.

Co naprawdę działa: automatyzacja już działającego procesu. Katalog, kontakt telefoniczny z dostawcami, specyfikacje części, kolejne ZAMÓWIENIE ZAKUPU, analiza BOM-ów i zleceń produkcyjnych oraz plan produkcji. Decyzje w kilka dni, nie miesięcy. Inżynierowie wdrożeniowi pracujący bezpośrednio z klientem — u boku osób, które faktycznie składają ZAMÓWIENIA ZAKUPU, a nie na zapleczu firmy konsultingowej.

Trzeba utrwalić wiedzę, która istnieje tylko w głowach pracowników. Umożliwić wyszukiwanie informacji w katalogu, odpowiedziach dostawców i zleceniach produkcyjnych. Przekazać kolejną cenę i kolejne zamówienie do zatwierdzenia właściwej osobie.

Czego brakuje: kogoś, kto połączy to wszystko w rozwiązanie dla przemysłu. Takie, które można wdrożyć w kilka tygodni i utrzymywać bez specjalistycznej wiedzy.

Fabryki, które odniosą sukces w nadchodzącej dekadzie, będą wiedziały, co wycenić, co zamówić i jakie zamówienia mogą zrealizować — na tyle wcześnie, by móc działać.

Nie będą polegać na arkuszu kalkulacyjnym przygotowanym w zeszłym tygodniu. Będą wiedziały, której specyfikacji brakuje, do którego dostawcy jeszcze nie zadzwoniono, której części z długim terminem dostawy nie zamówiono i w jakich niewłaściwie dobranych zapasach zamrożona jest gotówka — zanim poniosą z tego powodu straty.

Nie będą wyglądały jak z filmu science fiction. Te same maszyny. Ci sami operatorzy. Ci sami dostawcy i zakłady partnerskie. Różnica jest niewidoczna: warstwa procesowa, dzięki której wiadomo, jaką decyzję podjąć w kolejnym kroku.