Kontrola faktur i płatności pod kątem oszustw w produkcji

Producent może ograniczyć ryzyko oszustw przy płatnościach, porównując każdą fakturę ze znanym dostawcą, zatwierdzonym rachunkiem, zamówieniem zakupu, odbiorem i zleceniem przed płatnością. Każda zmiana rachunku, duplikat, niezgodność lub faktura bez przypisania powinna trafić do człowieka do sprawdzenia i zatwierdzenia.

Wiarygodnie wyglądająca faktura może wskazywać niewłaściwy rachunek, powielać wcześniejszą opłatę albo dotyczyć towaru niezgodnego z zamówieniem i odbiorem. Sama poczta nie jest rzetelnym zapisem akceptacji, szczególnie gdy zmieniają się dane dostawcy lub instrukcje płatności.

Według AFP 2025 Payments Fraud and Control Survey 79% organizacji było celem prób lub rzeczywistych oszustw płatniczych w 2024 roku. Najczęstszym sposobem było business email compromise, wskazane przez 63%, a podszywanie się pod dostawcę wskazało 45%, o 11 punktów więcej. W Polsce KSeF jest obowiązkowy dla dużych podatników od 1 lutego 2026 roku, a dla większości pozostałych firm od 1 kwietnia 2026 roku.

Praktyczne kroki

1. 01Sprawdź tożsamość dostawcy w zatwierdzonym rejestrze. Zmianę rachunku traktuj jako wyjątek, a nie zwykłą aktualizację faktury. Potwierdź ją znanym kanałem kontaktu zapisanym wcześniej, nie danymi z nowej wiadomości.
2. 02Porównaj numer faktury, datę, kwotę, walutę i pozycje z wcześniejszymi fakturami oraz otwartymi dokumentami. Sprawdź powtórzone numery, podzielone opłaty, nietypowe zmiany danych płatniczych i kwoty niezgodne z warunkami.
3. 03Dopasuj fakturę do zamówienia zakupu i odbioru. Sprawdź część lub usługę, ilość, cenę jednostkową, dowód dostawy i zatwierdzone zmiany. Niezgodność pozostaw widoczną do wyjaśnienia przez kupca lub osobę odbierającą.
4. 04Przypisz koszt do zlecenia lub uprawnionego miejsca kosztów. Jeśli faktura nie ma zlecenia, zamówienia ani potwierdzenia odbioru, przekaż ją odpowiedniej osobie zamiast zgadywać. Zachowaj uzasadnienie wyjątku i dokumenty.
5. 05Wymagaj zatwierdzenia przez wskazaną osobę zarówno flagi, jak i finalnej płatności. Zapisz, kto sprawdził dostawcę, jakie dowody przeanalizowano, jak potwierdzono zmianę i kto zwolnił płatność.

Jak działa Achilles

Achilles porównuje faktury dostawców z danymi dostawcy, zamówieniem, odbiorem i zleceniem. Może wskazać zmianę rachunku, duplikat, niezgodność ceny lub ilości albo fakturę bez zlecenia przed przekazaniem decyzji do finansów.

Każda flaga trafia do człowieka do zatwierdzenia. Achilles zachowuje dokumenty przy wyjątku, aby finanse i zakupy analizowały te same informacje. Licencjonowany partner może na życzenie zapewnić finansowanie lub ubezpieczenie, ale płatność zatwierdza upoważniony zespół producenta.

Zmianę rachunku bankowego potraktuj jako prośbę do weryfikacji, nie polecenie aktualizacji danych płatniczych. Skontaktuj się z dostawcą wcześniej znanym numerem lub innym zaufanym kanałem i zachowaj potwierdzenie. Nie korzystaj wyłącznie z danych kontaktowych podanych w wiadomości o zmianie. Druga osoba może sprawdzić wynik, zanim zatwierdzony rachunek zostanie użyty do płatności.